org.nr 988 756 237 og mottaker av Grasrotandel fra Norsk Tipping

Ros/Ris og ønsker sendes til post@trondheimquiltelag.no

22. mars 2012

Referat styremøte Kommandanten 21.03.12 kl 18-20

Tilstede: Heidi Bolgnes, Heidi Mesteig, Elisabeth Wæhre, Hanne- Kristine Ludvigsen og Mona Baatnes.

1. Økonomi og medlemsutvikling:

a) 19 stk har meldt seg ut av laget i år og 7 stk har meldt seg inn. Det er pr. i dag 197 medlemmer. Av disse mangler vi betaling fra ca 50 stk.

b) Vi prøver med en vervekampanje. Et TQL- krus i premie til både verver og nytt medlem.

c) Kasserer har gått gjennom ”årene” (loddene) og funnet ut av vi mangler en åre. Dette skal ordnes til neste møte.

d) Leder skal lage laminert plakat som TQL kan henge opp på informasjonstavla på Stoff og Stil og quiltebutikkene. Denne skal vise til at vi finnes, når vi har møter osv og ha en åpen invitasjon til alle interesserte.

e) Be medlemmene om ytterligere vervetips på neste medlemsmøte

2. Aktivitetsplan:

a. Aktivitetsplan for 2012 er gjennomgått og ajourføres på bloggen i løpet av kvelden.

I mai kommer "Lappemor" fra Tynset for å fortelle litt om sin store hobby som også er blitt til et levebrød. Hun har også med seg butikk og vi levere gevinster til dagens lotteri.

b. Dette styremøtet ble avholdt på Kristiansten Festning fordi vi ønsket å se på fasilitetene med tanke på sommerfesten 6.juni. Vi vil få disponere et flott lokale inne i festningsmurene. Da gjenstår det å få bestilt et flott vær!

3. Hjemmesiden ”www.TrondheimQuiltelag.no”

a. Hjemmesiden er ikke oppdatert siden nytt styre tok over. Leder skal ta opp dette med administrator.

b. Det er visstnok minst 5 epostadresser knyttet til vårt domene (trondheimquiltelag.no) Styret ønsker å ta i bruk disse fremfor å bruke private adresser. Dette vil også øke sikkerheten og bedre kontinuiteten ved utskiftning av styremedlemmer.

c. NQF har oppdatert sine sider angående TQL. Har også ordnet det slik at de linker til blogg i stedet for hjemmesiden. Det samme har vi oppfordret andre quiltelag som har link til oss om å gjøre (de som tilfeldigvis er oppdaget)

4. Bloggen:

a. Bloggen skal brukes aktivt som kommunikasjonsmedium til medlemmer og andre interesserte.

b. Invitasjon til medlemsmøtene skal som før sendes på epost direkte til medlemmene og vil også bli lagt ut på blogg. Dette skjer senest siste søndag før møte.

c. Bilder og kort resyme fra møtene skal legges ut på bloggen i løpet av samme uke som møtet avholdes.

d. Styret ønsker mest mulig åpenhet om det vi jobber med og referat fra styremøtene vil derfor heretter også bli lagt ut på bloggen samme uke som møtet avholdes.

e. Oppdatering på blogg skal umiddelbart kunngjøres på TQL´s FaceBook-side

Bilder vi tar på møtene legges på bloggen – ikke på facebook. Om noen ikke ønsker bilder lagt ut så må dette varsles fra gang til gang – dette står også på bloggen

5. Eventuelt:

a. Ny møtestruktur; Etter årsmøtet ble det anmodet om at vi tok Show & tell tidligere og fikk produktene lagt frem så alle fikk mulighet til å se på det etterpå. Fra april vil vi prøve følgende;

1.Medlemmer og gjester blir tatt imot i gangen og skriver seg inn i protokollen

2.Leder åpner møtet og gir nødvendig info

3.show and tell med parallelt åresalg

4. kaffe/ kaker og foredrag.

5.På slutten kan man beskue det som er vist frem, shoppe og kose seg

6.Det vil bli ulik bordplassering på møtene fra gang til gang i håp om at medlemmene ikke etablerer ”faste bord”. Tilsvarende vil styremedlemmene ikke lenger sitte på eget bord.

7.Kommer det nye medlemmer vil et par fra styret vise dem til rette og passe på at de ikke blir sittende alene – styret forventer at alle medlemmene bidrar i en slik inkludering

b. NQF 2012 – 2013. Leder Heidi Bolgnes ble på NQF´s årsmøte i Bergen valgt inn i styret til NQF. Fra før sitter vårt medlem Sølvi Alfsnes som varamedlem til styret.

c. FaceBook – styresiden: Styret har etablert en lukket gruppe på FaceBook hvor vi kan kommunisere via ”veggen” og ha ”chat” ved behov. Dette kan begrense behovet for fysiske styremøter. (Må ikke blandes med TQL´s FaceBook-side som alle medlemmer kan bruke)

d. Kurshelgen i oktober; Alle styremedlemmene skal komme med forslag til kursledere og foredragsholdere på styrets facebook-side innen medio mai. Kursansvarlig vil fortløpende prøve å booke kursledere til kurshelga i oktober. Vi håper å kunne presentere et ferdig kurstilbud på sommeravslutningen.

Medlemmer som har ønsker/tips til foredragsholdere/kursholdere skal oppfordres til å melde dette til styret (helst på epost)

e. Sommeravslutning. Etter dagens befaring av lokalene på Kristiansten Festning vil lokalet ”Kassemat” bli bestilt til sommeravslutningen. Leder gjør booking og forhandler om pris og kulturinnslag. Konkret info til medlemmene når alt er avklart.

f. Enhetsregisteret; Oppdatering av opplysninger til Brønnøysundregisteret. Leder fyller ut og ordner registreringen når AltInn åpner igjen.

g. Refusjon/Reiseregning; Det er blitt laget en forenklet reiseregning som skal til godkjenning hos revisor og deretter brukes ved refusjoner og ved dekning av kostnader for foredragsholdere og lignende. Mal vil bli utsendt til alle i styret når revisor har godkjent den.

h. Neste møte Nytt styremøte vil avholdes i siste halvdel av mai 2012 – leder innkaller

Ingen kommentarer: