Styremøte 4/12

Styremøte 4/12 hjemme hos Heidi M

Dato 30.05.12 kl 18.00 – kl 20.45

Tilstede; Heidi M, Heidi B, Elisabeth, Ragnhild , Hanne-Kristine

Forfall; Mona og Liv-Mari

1.Medlemsutvikling og økonomi

Økonomien er p.t. bra. Etter 8 innmeldinger og 22 utmeldinger så langt I år så står medlemslisten med 197 navn. Av disse er det 16 som fortsatt ikke har betalt sin kontingent og heller ikke gitt beskjed om utmelding. Disse blir strøket av medlemslisten og epostlisten 1.juni. Da må de evt melde seg inn igjen dersom det ordnes med kontingenten

2.Høstens program – Høstens program er klart og ligger på bloggens høyre side. 

3.Kursprogrammet for 12./13./14. Oktober;

Elisabeth har flere spennende kurs på gang, det gjenstår å få kursinnbydelsene 100% ferdig, samt få budsjettet helt klart.  Kursprogrammet vil bli offentliggjort på sommeravslutningen i neste uke.  Invitasjon sendes til TQL´s medlemmer medio juni samt at det blir blogget.  Vi sender samtidig invitasjon til de quiltelagene vi kjenner til i Trøndelagsfylkene, det øker sjansen for at vi får gjennomført de planlagte kursene.  Kursplasser vil da bli tildelt fortløpende etter ”først-til-mølla”-prinsippet.

4. Sommertur til Kristiansten Festning.  Påmeldingen har gått tregt, men vi er kommet opp i 57 medlemmer inkl. styret. Denne kveldens oppgaver ble fordelt innen styret. Budsjettet viser at årets kostnader til sommeravslutning er i tråd med Årsmøtets krav.

5. Arbeidsinnstruksen – Forslag til detaljert arbeidsinnstruks er tidligere utsendt til styret på e-post. Denne ble enstemmig vedtatt som gjeldende fra dags dato og ses på som et verdifullt verktøy også når styresammensetningen endres.

6. Evaluering av møtene på Ranheim.

Mange hyggelige tilbakemeldinger er mottatt på koselige møtelokaler og gjennomføringen av møtene. Ingen negative tilbakemeldinger. Dog skal vi sjekke om det er mulig å ha noe mer lys i storsalen, enkelte kan oppleve at det kan være behov for mer lys.

Styret anser det det enklere og mer effektivt å følge ønske fra medlemmer om å ta Show & tell i begynnelsen av møtet, og at produktene blir liggende fremme for fotografering og nærmere nytelse etterpå. Kanskje oppleves det ”rart” å snu møtene slik, men tilbakemeldinger tyder på at mange medlemmer liker det også.

Holde igjen kaffen til etter show & tell er praktisk for de som koker kaffe, samt at det er en praktisk sikring mot uhell når tepper og vesker skal opp og frem for visning. Likeså er det koselig å ha den kaffekoppen under foredraget.

Styret opplever alt i alt at den nye gjennomføringen av møtene, samt varierende bordoppsett er med på å effektivisere den programmessige delen av møtet – da kan de som ønsker det ha den sosiale praten til slutt.

Det ble fremhevet at vi må prøve å sette bordene slik at ingen blir sittende med ryggen til scenen, eller blir sittende slik at de må vri seg mye for å se.

Før høstens møter må vi presisere at det kan parkeres i nærheten av inngangen, men plassene foran trappa er forbeholdt de med handicapbil.  Likeledes kan vi parkere utenfor restauranten og evt ved idrettsplassen – men unngå parkering som kan hindre utrykningskjøretøy til sykehjemmet.  Vi som er på møtet kan dobbeltparkere, i alle fall når vi vet hvem vi parkerer inn J

Det ble fremhevet at medlemmene, spesielt på mai-møtet, har vært enestående til å bistå med rydding av bord og stoler.  Styret takker for all slik hjelp!

7. Arbeidsfordelingen innad i styret.

Styret møter senest kl 18.15 til medlemsmøtene, og vi må ha større rotasjon på hvem som gjør hva.  De som har helsemessige problemer med å flytte bord og stoler må ta ansvar for kaffekoking og stå i døra for å få medlemmene til å registrere seg i protokollen.

Elisabeth vil trekke Ragnhild og Liv-Mari mer inn i arbeidet med kursene.

8. Årsmøtehelgen 2016 i Trondheim

Heidi Bolgnes sitter nå i NQF´s styre som Quiltelagskontakt, medlem av kurskomiteen og nestleder.  Det er ennå ikke helt klart hva dette vil medføre, men Heidi og Sølvi Alfnes som er vara til NQF-styret har startet rekognoseringen for å finne egnede lokaler til Årsmøtet som skal arrangeres i Trondheim i 2016.

9. Nytt regnskapsprogram

Det er tidligere innkjøpt Vista Regnskapsprogram som er alt for avansert i forhold til det vi har behov for i TQL.  Vista er dyrt, har en dyr årlig lisensavgift og en veldig dyr telefonsupport. 

Styret besluttet at vi kjøper programmet Soft Zirkus som er et regnskapsprogram beregnet for lag og organisasjoner som har begrenset medlemsmasse og begrenset aktivitet, dvs ikke skatte- og mva-pliktig.

Dette er rimeligere i innkjøp enn årsavgiften til Vista – og har gratis support.

10.         Evt.

Oppklaring; Har fått signal om at det under årsmøtet, og senere, ikke har kommet klart nok frem hvorfor årsmøtet påla styret å prøve å spare til jubileumet i 2016.  Vi skal IKKE spare for å bruke penger på NQF´s årsmøte i Trondheim. Kostnadene for dette arrangementet bæres av NQF.  Men TQL ser behovet for å ha noen midler i bakhånd dersom vi i løpet av 2016 skal ha egne arrangement i anledning av at vi fyller 25 år.

Tips til foredragsholdere/tema på medlemsmøtene; Styret har mottatt noen tips som vi vil arbeide videre med med tanke på vårens program – men vi tar gjerne i mot nye/flere tips!

Hjemmesiden; Tilbakemeldinger på at hjemmesiden ikke er oppdatert.  Dette er bestilt og vil forhåpentligvis snart komme i orden.  Da vil vedtektene og styret stå der – vedr program blir det henvist til bloggen.  Dette vil kreve mindre løpende ajourhold av hjemmesiden.

Heidi Bolgnes

referent