org.nr 988 756 237 og mottaker av Grasrotandel fra Norsk Tipping

Ros/Ris og ønsker sendes til post@trondheimquiltelag.no

17. februar 2021

Styremøte 10.02.21

Styremøte i Trondheim Quiltelag Elin Gjølme Haugen, Ida Kvisvik Rosenlund, Hilde Anita Hopen (via videolink), Hanne-Kristine Ludvigsen, May Kristensen, Dagny Skrødal, Marte Selbo Møte hos Elin Gjølme Haugen 10.02.21 kl 19:00 Saksliste: 1. Konstituere styre og se på arbeidsfordelingen innad i styret. 2. Legge vårplan. 3. Se på alternativ lokaler hvis det fortsatt er en begrensning på antall personer (ved løse stoler). 4. Evt Elin ønsker velkommen og vi snakker løst til alle har kommet og Hilde Anita er klar via videolink. 1. Styret ble enig om følgende arbeidsfordeling: Leder: Elin Gjølme Haugen Nestleder: Ida Kvisvik Rosenlund Kasserer: Hilde Anita Hopen Styremedlem : May Kristensen sekretær Styremedlem : Dagny Skrødal Varamedlem: Marte Selbo Varamedlem: Hanne-Kristine Ludvigsen Det nye styret har fordelt arbeidsoppgaver. . 2. Vårplan: På grunn av pandemien og at restriksjonene er blitt strengere, ser ikke styret det mulig å gjennomføre medlemsmøtet 3. mars 2021 Styret avlyser og Elin avbestiller lokalet. Elin tar kontakt med foredragsholder og informerer om endring i plan. April Håper på å kunne møtes uten maks antall .....? Foredragsholder er Bente Kristiansen forteller om sitt quilteliv, forutsatt at vi kan gjennomføre fysisk møte. Show & Tell: Vår Mai - kommer tilbake med program. Show & Tell: Rødt, hvitt og blått Juni Innlevering av medlemmene sine tepper til Jubileumskonkurransen BLØTKAKE OG KAFFE Show & Tell: Fargesirkelen September Jubileumsutstilling blir satt opp og alle medlemmer stemmer på sin favoritt i hver kategori. Oktober 30 års JUBILEUMSFEST på Lian med festmiddag, underholdning, og offentliggjøring av vinnerne i konkurransen mm November Workshops holdt av medlemmer - forskjellige tema blir satt opp. Desember Julesyssel Eventuelt: Tok kontakt og forhørte oss om pris for å leie kinosal (med faste stoler for å kunne ta flere enn 50), men det ble for dyrt Styret/Jubileumskomiteen vil sende ut ny påminnelse om konkurransen. Innlevering på Junimøtet evt sette dato i begynnelsen av august Undersøke om kontaktperson kan motta tepper i løpet av sommerferien Styret har ideer om flere aktiviteter fremover så følg med :) Nytt styremøte satt til Mandag 1 Mars kl.19. Referenter Hanne-Kristine og Elin

5. februar 2021

Protokoll fra årsmøte i Trondheim Quiltelag

  

                                                                                    Protokoll fra årsmøtet

Referatet gjelder

 

Deltakere

 

Årsmøte i Trondheim Quiltelag 

 

 Medlemmene i TQL fikk saksliste og årsmøtedokumentene på mail med anledning til å kommentere sakene, med frist 
03.02.21 kl 20:00

 

 

Kopi for behandling

 

 

Styret, samt to medlemmer til å signere protokollen. 

Møtested, dato

Utarbeidet av, sted, dato

 

Kopi for informasjon

Pr mail, 03.02.2021

Eva Østerås, 04.02.21 

 

På TQL’s blogg

 

 

 

På grunn av pandemisituasjonen kunne vi ikke avholde fysisk årsmøte i Trondheim Quiltelag. Invitasjon og saksdokumenter ble utsendt til medlemmene på mail 20.01., og en ble sendt i posten. Medlemmene ble invitert til å komme med skriftlig beskjed dersom de hadde motforestillinger til de fremlagte sakene. Det kom ett ønske om digitalt møte, men dette ble trukket etter noen dager.
Styret konkluderte med at årsmøtet anses som gyldig innkalt og akseptert av medlemmene. 

AGENDA

1.     Valg av  årsmøteadministrasjon
Referent og to til å signere protokollen.

2.     Årsberetning for 2020

3.     Regnskap for 2020

4.     Kontingent og gjestebetaling

5.     Budsjett for 2021

6.     Innkomne forslag 

7.     Valg. Valgkomiteens forslag til ny styresammensetning.

1.     Valg av årsmøteadministrasjon. 
Valgt ble:

Referent: Eva Østerås 
Signering av protokoll: Sølvi Alfnes og Elin Damman

2.     Årsberetning for 2020
Leder Eva Østerås hadde skrevet årsberetningen, og styret hadde hatt den på høring. Den var utsendt, og ingen hadde kommentert den.
Årsberetningen ble dermed ansett som godkjent. 

3.     Regnskap for 2020 
Kasserer Hilde Anita Hopen hadde satt opp regnskapet for 2020 med forklarende noter og dette var gjennomgått med styret. Dette var utsendt den 20.01. Regnskapet var signert og godkjent av revisor. Det er ikke kommet noen innsigelser fra medlemmene. 
Regnskapet ble dermed ansett som godkjent.  

4.     Kontingent og gjestebetaling
Kontingenten blir holdt uendret på kr 350,- og gjestebetalingen er kr 100,-.
Ingen har kommentert styrets forslag, og det er godkjent.

5.     Budsjett for 2021
Kasserer Hilde Anita Hopen hadde satt opp budsjett og det har vært gjennomgått av styret. Budsjettet med forklarende noter var utsendt den 20.01. Ingen har kommentert budsjettet eller kommet med forslag til endringer. Budsjettet anses dermed som godkjent.

6.     Innkomne forslag 
Det var ingen innkomne forslag innen den varslede fristen.

7.     Valg
Valgkomitéen besto av Bodil Skorstad, Anne Mette Snustad og Ruth Krangsås, og deres forslag til kandidater ble utsendt til medlemmene i to omganger; først uten at man hadde funnet lederkandidat. Den 21.01. ble valgkomitéens endelige forslag utsendt, og det var nå komplett. Det er ikke noen som har kommet med endringsønsker vedrørende valgkomiteens innstilling. Dermed anses alle som valgt i tråd med innstillingen.   

Valgt ble:

Leder: Elin Gjølme Haugen (for ett år)

Styremedlemmer:
 
Hilde Anita Hopen 
(gjenvalgt, for to år)
May Kristensen (ny, for to år)
Dagny Skrødal (ikke på valg)
Ida Kvisvik Rosenlund (ikke på valg) 


Varamedlemmer:
Hanne-Kristine Ludvigsen (ny, for ett år)
Marte Selbo 
(ny, for ett år)

Revisor:
Heidi Bolgnes
 (gjenvalgt for ett år)
Vara: Unni Kirknes 
(gjenvalgt for ett år)

Valgkomité:
Disse skal jobbe i valgkomiteen mot årsmøtene i årene fremover: 
Eva Østerås (ny, funksjonsperiode på tre år)
Anne Mette Snustad (ikke på valg, ett år igjen av funksjonsperioden)
Ruth Krangsås (ny, erstatter Astrid Berg og har dermed to år igjen av funksjonsperioden)
Valgkomitéen konstituerer seg selv.

8.     Oppmerksomheter
Gavekort og takk for innsatsen til;
 
Heidi Bolgnes som revisor.
Anita Skjellanger som leder av teppeaksjonen.
Ruth Krangsås og Unn Marit Forbregd (for bistand til leie av  Siemenskantina i første halvår).



May Kristensen, Dagny Skrødal og Ida Kvisvik for styrearbeidet.
Eva Østerås som avtroppende leder og Kirsti Hatlem som avtroppende varamedlem til styret.


9.     Kommentarer fra medlemmene etter at saksdokumentene ble utsendt:
Det har kommet 5 mailer fra medlemmer etter utsendelsen. 
Alle ble gjennomgått i møte med styret og to medlemmer til å signere protokollen. Ingen av mailene inneholder kritikk av dokumentene eller forslag til andre vedtak enn det som ble fremlagt av styret. På denne bakgrunn anses årsmøtet for gjennomført. 
Vi takker for den hyggelige tilbakemeldingen som ble gitt via de 5 mailene. 


Årsmøtet ble hevet 3. februar kl 20:00 – da var fristen for kommentarer utløpt.
Styrets gjennomgang av protokoll og tilbakemeldinger ble gjort 
4.02. kl 19:30. Årsmøtet anses som avsluttet, og nytt styre trer i kraft når protokollen er signert. 

Trondheim 4. februar 2021

 

 

_________________________

Eva Østerås, referent, (sign)



      Vi bekrefter at protokollen er riktig.


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

 

     _________________________               __________________________
     Sølvi Alfnes   (sign)                                           Elin Damman     (sign)                                           



20. januar 2021

Styremøte i Trondheim Quiltelag 19.01.2021

                                                                                                                                 Møtereferat

Referatet gjelder

 

Deltakere

Styremøte i Trondheim Quiltelag

 

 

 

Eva Østerås, Hilde Anita Hopen, Kirsti Hatlem, Hanne-Kristine Ludvigsen, Dagny Skrødal 

Ida Kvisvik Rosenlund og May Kristensen


Ikke tilstede

 

 

 

Kopi for behandling

 

 

Møtedeltakerne 

Møtested, dato

Utarbeidet av, sted, dato

 

Kopi for informasjon

Nettmøte

19.01.21 kl.19:30

Hanne-Kristine

Ludvigsen

 

Bloggen

 

Pga Koronasituasjonen holder Styret møte på nett. I forkant er mail og meldinger med relevant info, rettelser og tilbakemeldinger gitt og delt mellom styremedlemmene.

 

1.    Planlegging av Årsmøte.

Styret har gått grundig gjennom punkter om hvordan årsmøte bør gjennomføres, og har lest om andres praksis og juridiske vurderinger om hvordan man bør håndtere situasjonen nå under pandemien. Styret er opptatt av at møtet blir gjennomført uten at det er i strid med Quiltelagets vedtekter, og samtidig slik at alle medlemmer får mulighet til å utrykke sin mening.
Den ene protesten som leder mottok etter mailen vi sendte ut 14.01., er i dag trukket, og det ble besluttet å gjennomføre prosessen som planlagt i forrige styremøte. Sakdokumentene sendes ut på mail i morgen.

2.    Valgkomiteen
Valgkomitéens innstilling er i dag mottatt, og vil bli utsendt til medlemmene. 

Quiltelagets leder velges årlig. Eva ønsker å gi stafettpinnen videre, men valgkomiteen har ikke lyktes i å finne en ny lederkandidat.

Vi har fremdeles 14 dager på å finne en ny leder og styret håper på medlemmenes hjelp til å finne kandidat. Har noen lyst å prøve seg i vervet, så ta kontakt med valgkomitéen. Styret ønsker en ny leder velkommen.

 

3.    Maimøtet

Eva har bestilt Autronicas møterom  TIRSDAG 4. MAI.

Onsdag 5.05. var allerede bortbestilt og onsdag 12. mai er uegnet da torsdag 13. mai er Kristi Himmelfartsdag og inngang til langhelg med 
17. Mai. 

 

4.    Innspill fra jubileumskomiteen – TQL 30 år 

Komiteén foreslår å utsette quiltekonkurransen og jubileumsfesten til høsten på grunn av coronasituasjonen. Deres forslag er å ha utstilling på medlemsmøtet onsdag 8. sept. 

Innlevering av bidrag bli evt junimøte og senest innen en dato i august. 

Foreslår sommerfesten utsettes til onsdag 6.oktober på Lian.
Styret sa seg enig i disse forslagene. Til høsten vil vi forhåpentligvis være vaksinert, og da blir det hyggeligere å samles i sosial sammenheng. 
Jubileet er jo hele året. 

Møtet hevet.

 

Trondheim 19.01.21

Hanne-Kristine Ludvigsen

Sekretær i TQL

13. januar 2021

Styremøte i Trondheim Quiltelag 12.01.2021

 Møtereferat 

Referatet gjelder

 

Deltakere

Styremøte i Trondheim Quiltelag

 

 

 

Eva Østerås, Hilde Anita Hopen, Kirsti Hatlem, Hanne-Kristine Ludvigsen, Dagny Skrødal 

Ida Kvisvik Rosenlund og May Kristensen

 

 

 

Kopi for behandling

 

 

Møtedeltakerne 

Møtested, dato

Utarbeidet av, sted, dato

 

Kopi for informasjon

Nettmøte

12.01.21 kl.18:00

Hanne-Kristine

 

Bloggen

 

Pga Koronasituasjonen holder Styret møte på nett. I forkant har mail med årsberetning, regnskap og annen relevant info blitt sendt medlemmene av Styret, det har vært rom for tilbakemelding og rettelser.

 

1.    Godkjente saksliste.

Det ble enighet om utkastet til sakliste for årsmøtet som var utsendt på forhånd. 

2.    Planlegging av Årsmøtet 3.02.

 Pga koronasituasjonen 2021, må Styret ta høyde for at årsmøte ikke vil la seg gjennomføres som et fysisk møte.

Styret vil legge til rette for at Årsberetning, Regnskap, budsjett og annen relevant info, samt valgkomiteens innstilling blir sendt medlemmene 
20. januar – to uker før møtedato 3. februar.
På den måten kan alle medlemmene ta stilling til sakene. Å møtes fysisk vil bare kunne skje med en liten brøkdel av medlemmene. Vi vil derfor be om godkjenning av at årsmøtet blir godkjent via mail. 
Styret vil gjennomgå eventuelle kommentere som kommer. 

Det må skrives en god innledning med forklaring på Årsmøteinnkallingen, slik at alle medlemmene forstår hvordan vi har tenkt å gjennomføre eller legge til rette for en form for årsmøte og hvorfor. 

Hvem gjør hva:

Leder Eva Østerås: Bør velges som møteleder og går gjennom Årsberetningen, og sender ut dokumentene. 

Kasserer Hilde Anita Hopen: Går gjennom regnskap og budsjett og sørger for opplasting i styreweb.

Vi trenger to til signering av protokoll, blir evt signert av to i Styret etter at vi har gjennomgått innkomne kommentarer.


3.    Regnskap for 2020. Hilde Anita har kontroll og skrevet gode tilhørende notater til medlemmene. 

4.    Kontingent og gjestebetaling foreslås uendret

5.    Budsjett for 2021, Hilde Anita har kontroll og skrevet gode tilhørende kommentarer til medlemmene. 

6.    Valg: Valgkomiteen jobber med sin innstilling til nytt styre, og er bedt om å levere sin innstilling senest 20. januar, slik at det kan sendes til medlemmene. 

7.    Marsmøtet
Eva har inngått avtale om foredragsholder på marsmøtet. VI håper det kan avholdes som fysisk møte, men må ta forbehold om smittesituasjonen og regelverket mht samlinger.